Communicatie is essentieel bij veranderingen. Dat zal iedereen beamen. Toch schort het hieraan bij de meeste veranderprocessen. Als er al gecommuniceerd wordt, is deze communicatie vaak gericht op het einddoel, is het verhaal tè rooskleurig en zowel qua toon en inhoud niet afgestemd op de fase waarin de ontvanger zit met betrekking tot de verandering. Hier valt dus nog veel winst te behalen. De vijf onderstaande tips kunnen jou daarbij helpen.

1. Open, eerlijk en realistisch*
Houd de communicatie open, eerlijk en realistisch. Maak het verhaal niet mooier dan het is. Bij elke verandering horen moeilijkheden, tegenvallers, obstakels of hoe je ze noemen wilt. Als de aanleiding helder is (zie eerdere artikelen), zullen medewerkers dit begrijpen zolang hier maar open en eerlijk over gecommuniceerd wordt. Windt er geen doekjes om; vertel het meteen.

2. Consistent
Ook al is de noodzaak om dingen te veranderen nog zo helder, iedereen zal begrijpen dat de nieuwe situatie geen paradijs zal zijn. Of het nu gaat om een nieuwe applicatie, een nieuw beoordelingsysteem, een nieuwe koers, er zullen altijd zaken blijven die niet perfect zijn of die in de oude situatie wellicht beter waren. Belangrijk is dat het verhaal consistent is. Het één moet logisch voortvloeien uit het andere. Dit geldt zowel voor wat je zegt als ook voor dat wat je verandert.

3. Tijdig & regelmatig
Communiceer tijdig en met regelmaat. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn. Als een verandering al een tijdje in de lucht hangt maar er wordt niets over gecommuniceerd, gaat het een eigen leven leiden. En onzekerheid en angst zitten dan aan het stuur met als gevolg veel onrust én weerstand. Communiceer daarom vanaf het eerste moment en doe dit met regelmaat zodat men weet wat en wanneer men wat kan verwachten.

4. Voorspelbaar
Dit punt sluit aan op het voorgaande. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn. Dus maak het voorspelbaar. Dit doe je door niet alleen over het doel en het waarom te communiceren, maar ook over het proces. Dus over de besluitvorming, de rolverdeling, de mogelijke obstakels, etc.

5. Wissel af in vorm
Wissel af in communicatie vorm. Blijf iedereen uitnodigen om zich te laten informeren. Met elke week een nieuwsbrief creëer je weliswaar regelmaat maar zal op den duur niet meer prikkelen. Maak dus gebruik van verschillende vormen zoals filmpjes, stripboekje, workshops, café bijeenkomsten, etc.

Tot slot, mocht je op een punt komen dat je denkt ‘er valt niets te communiceren’, dan weet je vanaf nu dat je toch moet communiceren al is dat over ‘dat er niets te communiceren valt’. Succes!

* Bron: ‘Wat hebben ze nu weer bedacht?!’ van Johanna Kroon